23 08/13

Un outil pour faciliter notre gestion du temps!

Retour

Le saviez-vous? Métal Sartigan dispose maintenant d’un tout nouvel outil pour faciliter notre gestion de temps!

–   La gestion de temps – 

« Suite à des décennies de recherche sur l’accomplissement professionnel, les personnes qui atteignent leurs objectifs le font non simplement grâce leur personnalité, mais le plus souvent en fonction de ce qu’elles accomplissent. » (Extrait d’un texte de Harvard Business Review, ‘’Getting The Right Work Done’’)

Sans aucun doute, ces personnes font la bonne chose au bon moment et de la bonne manière.

Comment? Il s’agit d‘organiser efficacement nos activités, d’avoir un processus de traitement de l’information optimal, de bons supports de gestion (agenda, classements, « to do » listes, etc.) et d’intégrer, grâce à la discipline, de bonnes logiques de travail qui peuvent varier suivant notre niveau d‘énergie, le contexte dans lequel nous sommes, nos grandes priorités, etc.

Le fascicule suivant est un résumé d’outils et de règles simples et éprouvées provenant de plusieurs sources telles que le modèle Toyota et du Harvard Business Review. Ces derniers vous sembleront peut-être évidents, mais prenez le temps de les mettre en place un par un, de les adapter et de les utiliser au quotidien. Vous n’aurez plus le sentiment désagréable d’urgence permanente, le stress et la frustration que nous avons quand nous semblons mal gérer notre temps.

——-

1.  Planification :

  • Inscrivez immédiatement sur une «To-do-list» toutes vos idées et vos tâches qui seront à accomplir… La mémoire est une faculté qui oublie et écrire, c’est se libérer l’esprit!
  • Prenez un moment dans la journée pour structurer votre «To-do-list». L‘essentiel est de dégager vos priorités, les fragmenter en actions quantifiables et mesurables avec un deadline pour l‘exécution de chacune d‘entre elles.
  • Grâce à une séquence d’événements bien définis, il vous sera possible de visualiser les étapes à venir même en cours d’exécution
  • La catégorisation d’une activité peut être faite en fonction de son importance et de son urgence tel qu’indiqué par la matrice d’Hensenhower :
    • Activités importantes et urgentes              = Tâches à exécuter immédiatement
    • Activités urgentes, mais peu importantes  = Tâches à exécuter rapidement
    • Activités importantes mais peu urgentes   = Tâches pour lesquelles il est possible d’attendre
    • Activités inutiles                                      = Tâches à abandonner
    • Lors de l’élaboration d’un échéancier, on doit prévoir du temps pour passer à travers nos priorités et ainsi, pouvoir accueillir les imprévus sans trop de stress.
  • En fin de journée, prenez quelques minutes pour évaluer votre journée, regarder le degré d’avancement de vos projets à court et moyen terme et planifier au maximum trois tâches qui seront  à accomplir le lendemain.

 2.  Supports de gestion :

  • Un environnement de travail structuré et organisé est indispensable à une saine gestion du temps. Il est important d’instaurer un système de classification simple et efficace.
  • Pour classer efficacement nos dossiers, demandez-vous quelles informations vous serviront à les retrouver
  • Ce qui est visuel est plus facile à assimiler et à maintenir. Ex. : Fiches de différentes couleurs et/ou casiers pour chacune des étapes d’un processus, tableaux au mur, etc.
  • On essaie de manipuler chaque document une seule fois, pour le traiter, le classer ou le jeter.

3.  Processus de traitement:

  • Identifiez les plages horaires de la journée pendant lesquelles vous êtes le plus motivé et éveillé pour y exécuter les tâches qui demandent une grande concentration. À ne pas oublier : l’horloge biologique humaine est basée sur des cycles de 90 minutes, ainsi :
  1. Prenez 10 minutes pour réfléchir à la tâche à accomplir
  2. Travaillez sur une tâche difficile pendant 60 minutes
  3. Prenez 20 minutes pour compléter des tâches simples et rapides d’exécution
  4. Enfin, prenez une pose de 10 minutes et répétez le cycle
  • Instaurez des rituels dans votre travail :

– Réalisez les tâches récurrentes aux mêmes heures… Une fois ancrées dans vos habitudes, ces dernières seront plus faciles à gérer.

Ex. : Vérification des comptes clients tous les mercredis 13 h

  • Faites les activités de même nature au même moment.
  • Gestion des requêtes:

– Suis-je la bonne personne pour réaliser cette tâche?

(Éviter la confusion des rôles et responsabilités, référez-vous à la matrice des responsabilités)

– Est-ce que c’est le bon temps?

– Est-ce que j’ai assez d’information? Le mandat, les tâches et les échéances sont-ils clairs?

Si la réponse à l’une ou l’autre de ces questions est négative : déléguez la tâche à quelqu’un, cédulez-la plus tard ou trouvez toute l’information nécessaire avant de commencer.

  • Le «multitasking ou multitâche» peut donner l’impression d’en faire beaucoup, c’est une illusion. Des études ont prouvé que la concentration était diminuée, la productivité moindre de 30 à 40 % et le tout accompagné d’un niveau de stress plus élevé. Solution simple : une tâche à la fois.
  • Limitez les distractions telles que les sonneries de notification, lectures fréquentes des e-mails, etc. Planifiez des plages journalières pour répondre à vos e-mails et faire vos retours d’appel.
  • Se méfier des tendances au perfectionnisme… Le mieux n’est pas systématiquement l’ennemi du bien, la quête de la perfection est en tous cas coûteuse en temps.
  • La procrastination, c’est une question de motivation! Plongez dans la tâche et offrez-vous une récompense une fois la tâche accomplie ou intercalez une tâche désagréable entre deux activités agréables.
  • Si une tâche semble compliquée et ardue, prenez du recul, analysez la situation, demandez de l’aide ou trouvez des moyens plus simples.
  • Assurez la productivité de vos réunions : les participants doivent avoir reçu une liste précise des points qui y seront abordés. Ils pourront alors se préparer et, au besoin, proposer des points additionnels à discuter. En fin de rencontre, revenez rapidement sur les points discutés, les conclusions et les actions à prendre. Offrez un compte-rendu aux participants.
  • L‘art de bien communiquer est difficile, le faire par messagerie interposée (e-mail) est quasiment impossible. Prenez rendez-vous avec les principaux intéressés et discutez des points de vive voix.
  • Il faut éviter d’écrire des e-mails trop longs : visez l’essentiel et soyez concis, utilisez un  style télégraphique.
Un outil pour faciliter notre gestion du temps!